こんにちわビジネスマンです。この仕事はやったことがないから進め方がわからない。何から手を付けてよいかわかならい。そんな悩みを抱えているサラリーマンは多数いると思います。これまでいろいろな作業はやったことのある経験はあっても、課題解決を一からやろうと思ったら難しいと思います。今回は、特にやったことのない仕事を行う上で必要なタスクマネジメントについて解説していきたいと思います。
タスクマネジメントとは
タスクを適切に管理する能力のことです。
「仕事の進め方がわからない」や「何から手を付けていいかわからない」人はタスク管理をどう行っていくかにより仕事の生産性や効率性が飛躍的に向上します。
仕事の進め方がわからない状態とは
仕事の進め方がわからないと一概に言っても必ず原因があります。その原因を大きく分類すると以下の２種類の場面が考えられます。
①その仕事自体が初めてで、何をすればよいかわからない
②やることが多すぎて何からやればよいかがわからない
⇒今回は①のその仕事自体が初めてで何をすればよいかわからないという状態を改善するために何をすればよいかを考えてみましょう。
初めての仕事で何をすればよいかわからない原因
私がサラリーマン人生の中で、初めての仕事で何をすればよいかわからないという人は「仕事の全体像がみえていない」人がほとんどでした。これまで、上司から言われた細かなタスクのみの業務しか行っておらず、自分で考えて行動できていない人に多くこの傾向が挙げられます。もしあなたが初めての仕事で何をすればよいかわからない状態であったら、自分が与えられている業務は会社の中で何のために行っているか、最終的にどのような成果や状態を求められているかを考えてみましょう。
仕事の進め方を明確化する方法
①ゴール（目標）を設定する。
②ゴール（目標）の達成に必要な成果物を定義する。
③成果物の創出に必要な活動を作業レベルに分解する。
④各作業のスケジュールを決める。
①ゴール（目標）を設定する。
・自分の仕事が完了した状態を考える。
・大目標、中目標、小目標に分類して考える。
→ゴールがわからなくなったら「なんのためにこの業務をやっているのか」を考える。
（例：既存システム改修検討）
大目標：システムを改修して業務の効率化を図る。
中目標：システム改修計画の策定（業務改善度合いや費用など）
小目標：システム改修計画の内、費用分をまとめる。
②ゴール（目標）の達成に必要な成果物を定義する。
二つ目にシステム改修計画を策定する際の必要な成果物を考えてみましょう。
（例：システム改修時に必要な成果物）
・現行システムの課題の洗い出し
・新システムの費用
・新システムにすることによる業務改善時間
・他システムへのデータ連携可否
上記はほんの一例ですが、ゴールを達成するのに必要なそれぞれの成果物の洗い出しを行いましょう。できれば、①ゴールの目標設定で使用した、「大目標」「中目標」「小目標」毎に分類して設定することが望ましいと考えられます。
③成果物の創出に必要な活動を作業レベルに分解する。
（例：新システムの費用）
・システムパッケージ費用
・システム使用にあたるランニング費用（通信、ライセンス、保守など）
・システムの個社カスタマイズ費用
上記のように、費用だけのことで考えても複数の費用が存在し、かつシステムは様々な会社で開発されているのであれば、他社比較を行う必要があります。費用を積算することだけみても作業レベルに分解した場合、たくさんの作業の洗い出しが可能です。経験のない業務においても費用などは一般的にどのような費用が計上されているかを調べることで何を行っていくべきかが検討可能です。
④各作業のスケジュールを決める。
（例：新システムの費用）
・システムパッケージ費用（１日で行う）
（行動例）システムがパッケージ化されている場合は、定価があるのですぐに見積もりを依頼する。
・システム使用にあたるランニング費用（１週間で行う）
（行動例）ランニング費用にどのような費用が掛かるかを確認するために２日、ランニング費用に複数社が絡む場合があるため３日で見積もりを依頼する。
・システムの個社カスタマイズ費用（１か月）
（行動例）どのようなカスタマイズを行うか検討する期間を２週間で見積もり、翌１週間で業者との打ち合わせ、翌１週間で見積もり依頼をする。
上記のように、成果物の創出に必要な活動に対してどのようなスケジュールで実施していくかをイメージし、必要に応じてさらに細かなタスクに分解して行動を計画することがタスクマネジメントでは必要になります。
仕事の進め方がうまい人の特徴
①仕事の目的や作業の流れが見えている人
優先順位を理解しているため、必要不可欠な作業に注力して取り組むことができます。
②仕事が計画的に終わる人
タスクをより細かく分類し、１日のスケジュールの段取りを1日単位ではなく、時間単位、もしくは30分単位で設定できる人。
③圧倒的な事前準備をしている人
（例）社内報告
報告資料の中で指摘がありそうな事項について手持ち資料を準備する、事前に課内でリハーサルをする、当日の資料投影の段取り等仕事の進め方がうまい人は事前準備を入念に行います。それは社内報告にあたり、何を準備すれば良いかなど事前にイメージしているからです。
タスクマネジメント能力を高めるには
・年間で行うことの目的理解とタスクを月、週、日、時間まで分解すること。
・行動を始める前に計画を立てること。
・日々進捗状況の振り返りと計画の修正を行うこと。
上記内容を常に繰り返し考え修正し、やるべき仕事をイメージしてから行動をすることを日々心掛けることでタスクマネジメント能力やスケジュール管理能力が向上します。
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