【社員教育】報告資料の作り方とテンプレ

資料作成時の心構え

資料作成において、見た目の美しさや見やすさは重要ですが、それ以上に大切なのは「何をどう伝えたいか」ということです。資料を作成する前に、伝えたい内容や目的を明確にすることが必要です。

例えば、プレゼン資料を作成する場合、どのような情報を伝えたいのか、どのような結論に結び付けたいのかをまず考えます。

また、伝えたい情報を整理し、論理的な構成にすることも重要です。 情報が混乱していたり​​、伝えたいことがわかりにくい資料では、効果的な伝達ができません。を作成したり、情報を分類するなどの工夫が必要です。

最後に、資料作成において大切なことは、手に受け合わせて伝えることです。誰が見るのか、どのような背景や知識を持っているのかを考慮して、伝え方や表現方法を工夫することが必要ですです。

以上のように、資料作成において重要なのは、何をどう伝えたいのかということです。美しいデザインや見やすいレイアウトも重要ですが、伝えたいことが分かりやすく、効果的に伝わるようにすることが最も重要ですポイントです。

資料作成を目的にするな

社内報告時のプロセスとして資料を作成してから報告やプレゼンをする流れが一般的だと思いますが、「資料を作成すること」を目的にしてしまうと、報告などの成功率は低下します。報告やプレゼンをする際に、どのように伝えるかをイメージして資料を作成することが必要です。

誰に何を伝えるか

資料作成時は、誰に伝えるかを意識することも重要です。同一案件であっても部内で報告する内容、役員に報告する内容、取引先に報告する内容で伝え方や資料の校正を変える必要があります。誰に何を伝えることが必要かを意識した資料を作成するよう心がけましょう。

社内報告資料作成の構成

資料作成を行う上で、テンプレートとなるイメージは以下の通りとなります。

資料の構成を１から考えて作成する場合、慣れるまでかなりの時間がかかることや何から進めていいかわからない等の状況となります。型にあてはめて考えていくことで、何を記載しなければならないか、何を報告すべきかを整理しやすくなります。

社内報告資料イメージ

日付

部署　氏名

タイトル

概要

１．現状

２．現状における課題

３．課題に対する対応

４．実施スケジュール

①タイトル：タイトルは非常に重要であると考えています。タイトルは伝えたい内容の代名詞となりますので、タイトルを見るだけで「何を伝えたいか」がイメージできるような題名としましょう。

②概要：資料の概要は記載することをおすすめします。概要には、検討する結論を踏まえて記載することが望ましいです。どのように考えこうしたいという伝えたいことを記載しましょう。

③現状：仕事を行う上で必ず課題となる事項は存在します。概要で伝えたいことは、事前に記載しているためここでは、課題と考えることに至った状況を記載しましょう。

④現状における課題：前記で現状を記載したら、実際にどのようなことが困っていて課題案件となっているかを具体的に記載しましょう。

⑤課題に対する対応：課題が整理できたらその課題に対してどのように対応していくかを記載しましょう。

⑥実施スケジュール：課題解決するまでのスケジュールは必ず記載しましょう。課題を解決するために時間がかかるものなのか、短時間で解決するものなのかを把握できるようスケジュールの記載は必須です。

項番・段落番号の基本

項番・段落番号（項目に付ける記号）は、原則として次のように使います。一般的な公用文では、１、(1)、ア、(ア)の項番・段落番号を使います。その項目をさらに増やすときは、a、(a)の項番・段落番号を使います。また、膨大な計画書、報告書、手引書など項目の段階が多く必要な場合は、「第○編」、「第○章」、「第○節」、「第○」を使います。その場合、項目の段階に応じて適切に使い分けます。項番・段落番号の後には、ピリオドなどは打たず、1字分空白を空けて、項目などを書き出します。

＜段落のイメージ＞

１　○○○について

　（１）　○○○の実績

　　　ア　○○○詳細

　　　　（ア）　○○○詳細

上記は、公的文章の段落のつけ方のイメージとなりますが、社内で一般的に使用しているものがあれば、引用して作成するようにしましょう。

報告資料テンプレート

以下に報告資料のテンプレートを張っておきますのでご活用ください。

まとめ

・資料はきれいに作ることを目的とせず、何を伝えるかが重要

・誰に何をどう伝えるかを考えたうえで資料に落とし込む

・資料作りが苦手なら型にはめて考える（テンプレ）を活用する。