【社員教育】スケジュール管理について　～その１～

スケジュール管理とは

ひとことで言葉に表すとスケジュール管理＝計画策定と実行確認であると思います。性格や経験などによっても左右されますが、特に「計画が立てられない人」「計画を立てるのが苦手な人」がスケジュール管理が苦手である傾向が強いと分析しています。スケジュール管理が苦手な人は大半が自身が行った結果の振り返りはできますが、「次にどうすればいいか？」を考えられないことが多いと感じます。

スケジュール管理（計画と実行）の分類

スケジュール管理を行うためには下記の通り「計画」と「実行」に分類して考える必要があります。

スケジュール管理が苦手な人（計画時の特徴）

では、次にスケジュール管理が苦手な人が計画を策定するうえで前記の具体的な事項に当てはめた場合、どのような状況か考えてみましょう。

種別	理解できていない事柄
・目標や目的の設定	・目標や目的が理解できていない。 　※この仕事を何故、何のためにやっているかを理解していない。
・ゴール（方針）の 　定量的な設定	・どのような状態、数値になればゴールとなるのかを 　理解していない。
・タスクの設定 （実施事項のリスト化）	・ゴールに至るまでに何をどの程度行えばよいかがわからない。 　※目的を達成するためにタスク化することができない。
・期限の設定 （納期、提出期限、報告期限など）	・期限の概念がない。 　※特にルーティン業務以外の事項に発生しがち
・期限内に完成させるための実行時間の設定	・優先順位がつけられない。 ・タスク化したものがどの程度の作業時間がかかるかイメージできない。

スケジュール管理が苦手な人のビジネスにおけるデメリット

スケジュール管理と言っても様々です。自身の業務に対するスケジュール、お客様に対するスケジュール（納期）、取引先様に対するスケジュール（支払い期限）、上司への報告期限など多岐にわたります。仮にスケジュール管理ができない場合どうなってしまうか考えてみましょう。「信用の低下」どのような相手であってもこの一言になってしまうと思います。

お客様の納期に間に合わない→　収入の減少取引先様の支払い期限に間に合わない→　資金繰りがうまくいかず倒産の可能性も

上司の報告期限に間に合わない→　毎回間に合わない、出来ないと仕事を頼めない

仕事を含めた人間関係は一定の信用に基づいて成り立っています。今一度、自身のスケジュール管理方法について振り返ってみましょう。

スケジュール管理具体例

次に、計画策定における具体例を考えてみましょう。

（業務内容例）取引先から商品を購入して１５万円の支払いを行う。

支払期限は７月末日であるため支払伝票を支払月の前月末までに起票する。

①目標・目的の設定

　→「取引先へ支払い」を行う

②ゴールの定量的な設定

　→７月末日までに支払い

③タスクの設定

→６月末までに請求書受理、伝票起票期限までに６月末日付で起票、

７月末日に振り込み

④期限の設定

→伝票起票：7/5迄、支払い：7/31迄

⑤期限内に完成させるための実行時間の設定

→6末日で取引先からの請求書が届いているかを確認する。

→上長の伝票承認7/4のため7/3までには伝票起票

上記のように、ルーティンワークにおいても分解して考えると詳細な計画を立てることが可能となります。

スケジュール管理（得意、不得意）チェックと解説

スケジュール管理を行う上では、仕事に取り組む際の考え方が重要になってきます。

以下の問いに当てはまる項目があるかチェックしていきましょう。

確認項目	○×
①　全ての事をミスなくこなしたい。
②　ついつい長電話（15分以上）になってしまう。
③　急なトラブルが発生した場合戸惑ってしまう。
④　理解出来ている業務から進めてしまう。
⑤　連絡手段はメールが中心だ。
⑥　打合せの予定は隙間なく立てたい。
⑦　課内の意思決定はきちんと打合せの時間を設けるのが当たり前だ。

＜解説＞

①　全ての事をミスなくこなしたい。

資料作成などの業務においてをミスなくこなせる人は、上司から見ても重宝されますが、全ての資料を完璧に仕上げるためには、作成時間、見直しの時間も含めて時間がかかります。ミスがない方が良いのは当たり前ですが、ミスなく仕上げなければならない業務とそうでない業務（多少ミスや比較データ量が少ない場合でも結論に影響を及ぼさないもの）を仕分けすることにより業務スピード向上の可能性が生まれます。 時として上司は完璧ではなく、スピードを求めていることもあります。

②　ついつい長電話（15分以上）になってしまう。

業務中、いつも電話ばっかりしている人いませんか。 １件１件の通話時間が毎回１５分から３０分ほどになっている場合はありませんか。特に、社内での電話が１通話に１５分～３０分程度かかることが多い人は要注意。スケジュールが計画通り進まないことが発生すると思います。例えば、毎回３０分かかる電話が１日２回あった場合→通話時間を５分以内に抑えることが出来れば５０分の時間が改善されます。通話相手にもよりますが、通話時間は５分以内に収まるよう常に想定問答をイメージしておくことも必要です。また、長時間通話になりそうな場合（意見が合わない）は一度終話し、内容を整理してから再度通話することによりスムーズに解決する場合もあります。

③　急なトラブルが発生した場合戸惑ってしまう。

業務においてトラブルは必ず発生します。スケジュール管理において当初計画を変更せざる負えないこともしばしば発生します。業務遂行時の心構えとして以下の点を認識しておきましょう。

　・絶対にトラブル（自分のミス等も含む）は発生するもの

　・発生した場合の対応（時間、対処法）についても事前にイメージしておく

トラブルが発生した場合は、その対応が優先となってしまうケースが多いです。トラブルが発生することも想定時事前の計画を適切に設定しましょう。※多少のトラブルではリカバー可能な計画とすることが望ましいと考えられます。

④　理解出来ている業務から進めてしまう。

仕事の進め方として陥りやすい優先順位付けの考え方です。 人間は楽をする生き物であるため、仕事を行うにあたり、理解しているものややりやすいものから手を付けがちになります。 難しい業務や未経験の業務を後回しにしておくと後で取り返しのつかないスケジュールとなりますのでご注意ください。

＜業務遂行時の優先順位の考え方＞ 　　

相手がある業務　→　苦手（未経験）業務→　経験済み業務

※相手がある業務を最優先として進めていくことで業務効率が向上します。また、未経験業務についても、少し手を付けて作業時間がイメージ出来たら優先順位を低くするというやり方もあります。

⑤　連絡手段はメールが中心だ。

業種や役職によっても変わりますが、基本的な考えとして、短時間で完結するもの（メール、電話、ZOOMなど）を選択してください。早く済むほうを選択して 使い分けを行うことで、効率的に運用できます。 　

①急いでいるとき→電話 　

②複数部署に伝達するとき→メール

③一人だけに伝達するとき→作業時間が早い方

④相談やお願い事→電話（メールだけでお願いすると相手はよく思わない場合があります。）

⑥　打合せの予定は隙間なく立てたい。

１日のスケジュールを予定に落とし込む場合などはあらかじめ余裕を持った計画を立てましょう。隙間なくスケジュールを組んだ場合、例えば１つの会議に遅延が生じた場合、その後のスケジュール全てに影響が出ますので迷惑が掛かる場合があります。また、打合せの合間の相手からの電話対応や議事録の作成、資料の修正など打合せ以外の業務も想定したスケジュールを立てましょう。

⑦　課内の意思決定はきちんと打合せの時間を設けるのが当たり前だ。

日本の社会ではよく、「会議のための会議」を行っている場合が多いと思います。基本的に１対１での報告を行う場合は、打ち合わせの時間を設ける必要はないと私は感じております。※資料を見ればわかるからただ、複数人で行う場合や、意思決定が必要な場合については会議体で行う方がよいと思います。場面によって使い分けが必要です。ただ、スケジュール管理の上で会議を前提としたスケジュール設定は生産性が低いと思います。