こんにちわ。ビジネスマンです。スケジュール管理 ～その１～では計画を立てることや実行確認について記載しましたが、計画を立てることに慣れていない方はなかなか思うようにスケジュール管理が出来ないと思います。本章では、計画策定のうち、タスク管理と業務の優先順位について触れていきたいと思います。
タスクとは
タスクとは、仕事全般のことを指すのではなく、１つの仕事を小さな単位の作業（仕事）に分解したものを指します。
（例）販売業の場合
仕事＝商品を販売すること
タスク＝商品を販売するために行う作業
①商品知識の学習
②セールストークの学習
③レジ打ち など
上記の例のように商品を販売することは仕事ですが、その仕事を全うするために小さな作業単位にしたものをタスクといいます。スケジュール管理を行う上では、タスクをより詳細に分解しそれぞれの作業時間を見積もることが必要となります。
タスク管理のメリット
①やるべきことの可視化
タスク管理をすることによって、抱えている業務を可視化できます。業務のミスや遅延防止につながります。
②進捗状況が分かりやすい
ひとつの業務に対しタスク管理を行うことで、業務がどの程度進捗できているか確認ができます。いつまでにどの状態まで進捗しているか自身で確認出来るようになります。
タスク管理のコツ
①タスクを洗い出す
例えば、ひとつのプロジェクト遂行にあたりやらなければならない業務について洗い出します。プロジェクトが大分類だとしたらタスクの洗い出しは中分類とし、実行する業務を分類していきます。
②タスクを具体化する
実行する業務に分類できたら、業務ごとに作業レベルで業務遂行にあたり何を行うべきかを詳細に分類していきましょう。なるべく詳細に分類することがタスク管理を行う上でのコツとなります。詳細に分類するほど単一の作業時間が見積もりやすくなり、計画が立てやすくなります。
タスクが細かく分類できたら次は優先順位付けを行います。
業務の優先順位を行うメリット
①業務を効率的に進められる
業務の優先順位付けを適切に行うことで、終業時間を有意義に活用できるようになり、生産性が向上します。※ただ目の前の仕事をやみくもにこなすだけでは、計画性がなく非効率な業務遂行になります。
②無駄な時間外労働の抑制
いつも忙しそうに、時間外労働をしている方はいませんか？タスクをいつまでに終わらせなければならないという優先順位付けを行うことで、この作業は明日でも間に合うだろうという予測が立てられます。優先順位付けが出来ず、すべての作業を当日にやらなければならないという方は無駄な時間外労働が発生してしまいます。
優先順位をマトリクスを使って考える
◆「緊急性」と「重要度」の2つの指標を活用
優先順位は以下の通り↓
①緊急性も重要度も高い仕事
②緊急性は低いが重要度の高い仕事
③重要度は低いが緊急性の高い仕事
④緊急性も重要度も低い仕事
業務着手する順番を考える
優先順位においてありがちなパターンは下記のとおり。
→苦手な業務を後回しにする。
→着手出来ない
→わかる業務からやる。
→言われたことを優先してやればよい
etc…
優先順位は緊急性と重要性だけではなく個人に嗜好により決定することが多いと考えます。業務によっては得手不得手であったり、経験・未経験等で着手までに時間がかかる場合があります。
優先順位は以下の通り↓
①不得意×経験なし
②得意×経験なし
③不得意×経験有
④得意×経験有
不得意な業務かつ経験がない業務については、取り組むまでに時間がかかります。取り組み始めるタイミングが遅くなることにってスケジュールに遅延が生じる場合があります。苦手な業務や経験がない業務から一度手を付ける優先順位付けを行ってみましょう。
その他優先順位
優先順位は以下の通り↓
①相手有×長期
②相手有×短期
③相手なし×長期
④相手なし×短期
お客様やお取引先様等相手がある業務については、予想外の部分で時間がかかることがあります。まず相手があり長期間の業務になりそうなことから始めてみましょう。
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